プライバシー・ステートメント

2017年5月

1. 法令遵守 

当社は、個人情報の保護に関する法律およびその他の法令の規範を遵守のうえお客様個人情報を取り扱います。

2. お客様個人情報の利用目的および提供について 

当社では、お預かりしたお客様個人情報または保有しているお客様個人データ(以下、総称として「お客様個人情報」といいます)を当社およびドイツBMW本社にて責任を以って管理し、以下の目的以外には利用いたしません。お客様から直接書面等でお客様個人情報をご記入いただく場合は、書面でそれぞれの利用目的をお伝えいたします。

  1. 当社において取り扱う商品、サービスなど、あるいは各種イベント、キャンペーンなどの開催についての、郵便、電話、電子メール、面談などの方法によるご案内
  2. 商品開発あるいは顧客満足度向上策検討のための、郵便、電話、電子メール、面談などの方法によるアンケート調査の実施
  3. 定期点検、車検および保険満期のご案内などを提供するための、郵便、電話、電子メール、面談などの方法によるお知らせ
  4. に定めるお客様情報及びお客様車両サービス情報の共同利用による、お客様車両に対する的確なサービスの提供、査定・代替時等の的確なアドバイス、当社において取り扱う商品のご案内など
  5. 資料請求、試乗申し込み、懸賞応募などお寄せいただいたご要望、ご応募に対応したサービスの提供
  6. 緊急時の路上サービス等、BMW24時間エマージェンシー・サービスのご提供
  7. 与信・審査およびご契約期間中の信用調査・管理
  8. 市場調査および流通分析、統計など
  9. 以下のお客様個人情報を書面または電子媒体により3に掲げる第三者に提供すること。
  10. 提供する項目:

    住所・氏名・生年月日・電話番号・メールアドレス・職業・お客様とのお取引に関する情報およびアンケートや当社ウェブサイトでお預かりした情報


  11. 法令または裁判所の命令もしくは権限ある行政機関の命令や決定により開示を求められた場合

3. お客様個人情報の第三者提供について

当社は、お客様個人情報を、以下の例外を除き、お客様の同意なく、第三者に提供いたしません。また、当社がお客様個人情報の取り扱いを含む業務を委託する場合、その業務委託の目的の範囲内でお客様個人情報を当該委託先に預託いたします。

  1. ビー・エム・ダブリュー・ジャパン・ファイナンス株式会社、ビー・エム・ダブリュー株式会社とディーラー契約を締結したBMW正規ディーラーおよび契約保険会社への提供など、書面等であらかじめ明示、同意をいただいた場合
  2. 法令または裁判所の命令もしくは権限ある行政機関の命令や決定により開示を求められた場合、その他適用ある法令により第三者への提供が許される場合
  3. 4で掲げるサービス情報を共同利用する場合

4. お客様情報及びお客様車両サービス情報の共同利用について

お客様の氏名、住所、生年月日等のお客様情報及びお客様保有の車両に対し、担当の当社正規ディーラーが実施したサービス内容等を以下のとおり共同利用いたします。

  1. 共同利用するお客様個人情報の項目及び範囲;
    • ① 個人情報のうち以下に掲げる情報については、ビー・エム・ダブリュー株式会社、ビー・エム・ダブリュー・ジャパン・ファイナンス株式会社及びビー・エム・ダブリュー株式会社とディーラー契約を締結したBMW・MINI正規ディーラーのうちお客様を担当する正規ディーラーにて共同利用します。
      ・氏名、住所、生年月日、電話番号、メールアドレス、職業
      ・お客様とのお取引に関する情報
      ・アンケートや当社ウェブサイトでお預かりした情報
    • ②  個人情報のうち以下に掲げるお客様車両サービス情報については、ビー・エム・ダブリュー株式会社、ビー・エム・ダブリュー・ジャパン・ファイナンス株式会社及びビー・エム・ダブリュー株式会社とディーラー契約を締結したBMW・MINI正規ディーラー・ネットワークにて共同利用します。
      ・当該車両の車台番号
      ・当該車両の修理およびメンテナンスに要した作業コード、部品番号、作業内容、作業日、距離計表示の走行距離
      ・当該車両の修理およびメンテナンスに伴い収集または保有される車両の動作履歴、動作環境およびこれらの処理データなど
      ・当該車両の修理およびメンテナンスのために提供されたアドバイスおよび提案(実施の有無を問わない)
  2. 共同利用者によるお客様個人情報の利用目的;
    • ① 上記(1)①の利用目的は以下のとおりです。
      共同利用者において取り扱う商品、サービス、各種イベントおよびキャンペーンのご案内など
    • ② 上記(1)②の利用目的は以下のとおりです。
       当該車両の入庫時における的確なサービス提供、当該車両査定・代替等に関する的確なアドバイス、ならびに当社において取り扱う商品、サービス、各種イベントおよびキャンペーンのご案内など
  3. (3) 共同利用する当社お客様個人情報の管理についての責任を有する者;
    当社が責任をもって管理いたします。 (苦情等につきましては7に掲げる当社カスタマー・インタラクション・センターまでお問い合わせください)

5. お客様個人情報の適正な管理

当社は、お客様個人情報を当社およびドイツBMW本社にて責任を以って管理すると共に、不正アクセス、お客様個人情報の紛失、破壊、改ざんおよび漏えいを防止するための組織体制を整備し、システム面等の安全管理措置を実行します。
業務委託先についても、同様の指針でお客様個人情報を厳正に管理することを指導して参ります。

6. お預かりしているお客様個人情報の取り扱いに関して

当社は、ドイツBMW本社や当社が管理、保有しているお客様個人情報に関しては、お客様の事前の同意がない限り、2に記載した目的以外には利用しません。なお、お客様がご本人様の個人情報の開示、訂正などを希望される場合は、別途定める手続きにてご請求いただき、当社は合理的な範囲で速やかに応じます。お客様個人情報の開示・消去は、当社の定める書面で、また訂正・変更・利用停止は、問い合わせ窓口に電話でご請求いただき、お客様ご本人である確認をとらせていただいた上で、万が一不正確または誤りであることが明らかになった場合は、速やかに消去・訂正・変更等に応じます。

開示請求書など当社の定める書面の入手方法につきましては、BMWのウェブサイトからダウンロード、または、7に記載のカスタマー・インタラクション・センターにお問い合わせください。開示のご回答には、手数料1,000円(郵送費、消費税込み)を申し受けますのでご了承ください。

7.お客様個人情報の取り扱いに関する問い合わせ窓口、保有個人データ開示請求書などの送付先

〒100-6622 東京都千代田区丸の内1-9-2 グラントウキョウサウスタワー
ビー・エム・ダブリュー株式会社

BMW iカスタマー・インタラクション・センター 宛 
Tel: 0120-201-438 (年中無休 平日9:00~19:00 土日祝 9:00-18:00)

※営業時間が2015年1月1日より変更となりました。

教育

お客様個人情報の保護に関する教育を全役職員に対して継続的に行います。

9. コンプライアンス・プログラムの改善

当社は保有するお客様個人情報を保護するための方針、組織、計画、実施、監査および見直しを含むマネジメント・システム(コンプライアンス・プログラム)を継続的に見直し、改善を図ります。

プライバシー・ステートメントの変更

当社は、法令の変更ないしお客様のご要望等に対応するために、このプライバシー・ステートメントを変更することがあります。変更のご案内については、当社ウェブサイト等によって公表しますので、定期的にご確認いただきますようお願いいたします。

お客様のご質問

当社におけるプライバシーの保護に関するご質問がありましたら、前述のカスタマー・インタラクション・センターまでお問い合わせください。

※ このプライバシー・ステートメントは2017年5月30日より適用しています。

ビー・エム・ダブリュー株式会社

BMW Japan Corp. (hereinafter referred to as the "Company") is providing outstanding services which are appropriate for our high-quality and high-performance vehicles achieved by the Customer First policy. This policy is consistent in acquisition, handling and protection of personal information of our customers, and not only the Company but whole BMW Japan Group including authorized BMW Dealers will sincerely conduct this theme. The Company hereby releases our Privacy Statement, and we make sure that customers’ personal information are handled appropriately in accordance with the principles set out as follows so that we can earn trust and understanding by our customers.

1. Compliance with Laws and Regulations

The Company complies with the Act on the Protection of Personal Information and other relevant laws and regulations in handling customers’ personal information.

2. Purpose of Use of Customers’ Personal Information and Its Provision

The Company responsibly handles customers' personal information that we keep or customers' private data that we hold, at the Company or the Company’s headquarters in Germany, and the Company does not use such personal information for any other purposes than described below. In case we ask directly customers to provide personal information in a form, etc., we will inform them in writing the purpose of use of their information.

  1. For provision of information to customers on our products, services or events, and campaigns by ways of letters, telephone calls, e-mail, and direct contact.
  2. For conducting questionnaire surveys for product development or for observing the measures to improve customer satisfaction, by ways of letters, telephone calls, e-mail, or interviews etc.
  3. For provision of vehicle-related information on regular service, car inspection, expiration of car insurance, by ways of letters, telephone calls, e-mail, and direct contact.
  4. For provision of accurate services to the customer’s vehicle, appropriate advice on valuations or when switching to new models, and information to customers on our products, etc., by jointly using customers' information and service information of customers' vehicles as specified in 4 below.
  5. For provision of services in response to requests and applications made for requesting information, applying for test ride and participating in prize competitions.
  6. For provision of emergency roadside assistance including BMW 24-hour Emergency Services.
  7. For credit examination, and credit check and management.
  8. For market research, distribution analysis and statistics etc.
  9. For provision of the following customers’ personal information to third parties described in 3 above in document- or electronic form.
    Items to be provided to third parties:
    Address, name, date of birth, telephone number, e-mail address, occupation, business transaction information, and information collected through questionnaire surveys and our website.
  10. When disclosure of personal information is required by laws and regulations, court order, or competent administrative agency’s order or decision

3. Provision of Customers’ Personal Information to Third Parties

The Company does not provide customers’ personal information to outside companies and/or third parties without consent of the customers, excluding situations with exceptional conditions described below. However, in case the Company subcontracts its business operations involving handling of customers’ personal information, it will entrust such information to the subcontractors, within the scope of the purpose of subcontracting.

  1. When explicitly expressed in writing, etc., in advance and acquired customers' consent regarding provision of personal information to BMW Japan Finance Corp., authorized BMW dealer having Dealer Contract with the Company, and contracted insurance companies .
  2. When disclosure of personal information is required by laws and regulations, court order, or competent administrative agency’s order or decision, or when provision of personal information to third parties is permitted under applicable laws and regulations.
  3. When jointly using customers’ vehicle service information as described in Article 4 below.

4. Joint Use of Customers’ Information and Customers’ Vehicle Service Information

Customers’ information such as a customer’s address, name and date of birth, and information on services carried out for customers’ vehicle by our Dealer in charge etc. are jointly used as follows.

  1. Items and scope of personal information jointly used
    • (a) Among customers’ information, the following information is jointly used by BMW Japan Corp., BMW Japan Finance Corp. and an authorized dealer in charge of the customers among authorized BMW/MINI dealers having Dealer Contract with the Company.
      - Address, name, date of birth, telephone number, e-mail address and occupation
      - Information on transaction with customers
      - Information collected through questionnaire surveys and our website
    • (b) Among customers’ information, the following customers’ vehicle service information is jointly used by BMW Japan Corp., BMW Japan Finance Corp. and the network of authorized BMW/MINI dealers having Dealer Contract with the Company.
      - Vehicle Identification Number (VIN) of the vehicle
      - Labour codes, part numbers, description of work carried out, dates of work done and readings of the odd meter required for repair and maintenance of the vehicle
      - Activity log and activity environment of the vehicle to be collected or held during the course of repair and maintenance of it, and processed data thereof
      - Advice and proposals provided for repair and maintenance of the vehicle (whether implemented or not)
  2. Purpose of use by the joint users
    • (a) Purpose of use of the above (1) (a) information is as follows: For providing information to customers on products, services, events, and campaigns to be provided by the joint users
    • (b) Purpose of use of the above (1) (b) information is as follows: For providing appropriate services upon receiving the vehicle at the workshop, appropriate advice in case of valuation or when switching to a new model and for providing information to customers on products, services, events, and campaigns provided by us.
  3. Name of the party responsible for managing jointly used our customers’ personal information The Company (for any inquiries and complaints, please contact our Customer Interaction Centre described in Article 7 below)

5. Proper Management of Personal Information

The Company responsibly handles customers’ personal information at the Company or the Company’s headquarters in Germany and establishes organisational structure and implements measures for safety management of the system in order to prevent unauthorised access to, loss, destruction, alteration, and leaking of personal information. Likewise, we will instruct our subcontractors to severely manage private information in line with our policy.

6. Handling of Personal Information of Customers

The Company does not use personal information of customers that the Company or the Company’s headquarters in Germany manage and hold for any other purpose than described in Article 2 without consent from the customers. If a customer wishes to have his/her own personal information disclosed to himself/herself or to make correction to it, he/she can apply by procedures separately specified, and the Company will take actions as promptly as possible in reasonable time frame. Disclosure or elimination of customers’ personal information can be requested by forms specified by the Company, and correction, change or cessation of usage of customers’ personal information can be requested by calling the Company’s contact point. After identity verification, if it becomes clear that the recorded personal information is inaccurate or incorrect, the Company deletes, corrects or changes such personal information promptly.

Such forms as application for disclosure can be downloaded from BMW Website, or please contact our Customer Interaction Centre described in Article 7 below. Please note a fee of 1,000 yen (including postage and consumption tax) will arise for such disclosure.

7. Contact Details for Inquiries on Personal Information Handling and Address to Send Application Forms for Disclosure of Personal Information Held

GranTokyo South Tower, 1-9-2 Marunouchi, Chiyoda-ku, Tokyo 100-6622 BMW Japan Corp.

BMW i Customer Interaction Centre
Telephone: 0120-201-438 (365 days, Operation Hours: Weekdays 9:00-19:00, Weekends and National Holidays 9:00-18:00)

* Operation Hours of the BMW i Customer Interaction Centre have been changed as of January 1, 2015.

8. Training

We continue the training on protection of customers’ personal information to all executives and staff.

9.Improvement in the Compliance Program

The Company continues to review and improve its management system (Compliance Program) which consists of policy, organisation, plans, implementation, audit and revision for protection of customers’ personal information held.

Updates to Privacy Statement

The Company may update this Privacy Statement due to changes in laws and regulations, or in order to deal with customers' requests. Update is announced on the Website, etc., and we suggest you check for updates periodically.

Inquiries

Any inquiry on privacy protection of the Company should be made to Customer Interaction Centre stated above.

* This Privacy Statement is in effect as of 30 May 2017.

BMW Japan Corp.